Wat zijn contactpersonen?
Contactpersonen zijn personen die op een of andere manier gelinkt zijn aan de club en geen lid zijn van de club. Denk hierbij aan sponsors, subsidieverstrekkers (Sportdienst, Schepen van Sport), pers en mediarelaties, huisdokters, …
Deze contactpersonen worden verenigd in groepen (zie printscreen hieronder):
- Federatiegroepen: bepaalde groepen worden voor de club ter beschikking gesteld door de federatie. Deze groepen herken je aan het feit dat het vinkje ‘Clubgebonden’ uit staat en dat je deze groepen niet kan verwijderen.
- Clubgroepen: de club kan zelf ook groepen aanmaken. Deze groepen herken je uiteraard aan het feit dat het vinkje ‘Clubgebonden’ wel staat aangevinkt en dat je deze groepen wél kan verwijderen (op voorwaarde dat er geen personen gekoppeld zijn aan die groep!).
Groepen 'Contactpersonen' maken
Als je contactpersonen wil toevoegen in de Clubapp, dan moet je eerst bepalen hoe de groepenstructuur er zal uit zien. Een contactpersoon moet immers sowieso in een groep opgenomen zijn. De eerste stap is dus altijd het aanmaken van een ‘groep’.
Volg hiervoor de volgende stappen:
- Klik op ‘Groep voor contactpersonen aanmaken’
- Voor elke groep is de groepsnaam verplicht. Het opgeven van een code is optioneel. Die code kan mogelijks handig zijn voor het versturen van mailings of bij rapportage.
- Klik tenslotte op ‘Bewaar’. De groep is nu aangemaakt.
Je kan de groep opnieuw aanpassen door te klikken op de groepsnaam en vervolgens door te klikken naar het volgende tabblad ‘Groep wijzigen’ (zie printscreen hieronder).
Je hebt nu ook de mogelijkheid om een groep op ‘non-actief’ (niet meer actief in het huidige seizoen maar blijft wel bestaan) te zetten door het vinkje ‘Actief’ uit te zetten. Dit vinkje ‘Actief’ staat er niet bij aanmaak van de groep. Als u een groep aanmaakt, dan is deze dus initieel automatisch ‘Actief’.
Contactpersonen toevoegen aan groepen
Eens de groepen zijn aangemaakt, kan je personen toevoegen aan die groepen. Hieronder beschrijven we hoe je zoiets doet.
Bij het openen van deze groep, staan er meteen 2 knoppen:
- ‘+ Lid toevoegen’: deze knop gebruikt u als de contactpersoon ooit al eens in uw ledenlijst heeft gestaan. Via deze knop neemt het systeem de persoon dus over zoals hij/zij ooit ingeschreven was. Hierdoor hoef je de contactgegevens niet opnieuw in te geven.
- Zoek het gewenste lid op via het ‘Lid’-veld. Je zoekt een lid op door gewoon de naam van het lid te typen.
- Selecteer het gewenste lid uit de resultatenlijst.
- Wijzig indien gewenst de functie van de contactpersoon.
- Klik vervolgens op ‘Toevoegen’ om de contactpersoon aan de lijst toe te voegen.
- ‘+ Contactpersoon toevoegen’: deze knop gebruikt je als de contactpersoon nog niet in de ledendatabase zit. Aangezien er nog geen contactgegevens van die persoon in onze database zitten, zal je een nieuw formulier moeten invullen.
