Inleiding

De mailmodule wordt gebruikt om mails te versturen naar een selectie van leden, hiervoor maken we gebruik van de tool Mailchimp. Deze pagina bevat informatie over de configuratie van de mailmodule, het versturen van mails en als laatste nog een FAQ.

Configuratie 'MailChimp'

Gymfed heeft er voor geopteerd om met MailChimp te werken. Gevolg daarvan is dat elke club die de mailmodule wil gebruiken een MailChimp-account nodig heeft. 

Elke club kan gratis een aantal mails versturen. Het exacte aantal kunnen we hier niet vermelden aangezien accounts die nu aangemaakt worden 2 500 mails gratis kan versturen terwijl accounts die eerder aangemaakt worden bijvoorbeeld 10 000
mails gratis kunnen versturen. Vanaf 10 maart 2023 zal MailChimp alle gratis accounts gelijk zetten, namelijk 1 000 gratis mails, zie aankondiging.

Daarnaast kan elke club een beperkt aantal gebruikers gratis bereiken. De informatie over het aantal mails die je kan versturen en het aantal contacten kan via volgende link teruggevonden worden.


 

Aanbevolen abonnement op MailChimp – maak zelf een simulatie op MailChimp.com

De communicatie tussen de Clubapp en MailChimp gebeurt aan de hand van een API; onderstaande voorwaarden moeten voldaan zijn om de koppeling succesvol te maken.

  1. De club heeft een actieve MailChimp-account met bijhorende API-key[1]. Dit account wordt aangemaakt door de federatie. De club heeft uiteraard volledige toegang tot dit account. De login en het paswoord werden aan de club bezorgd. Heb je vragen over dit account, contacteer leden@gymfed.be
  2. De API-key wordt overgenomen op de Webservices (API) pagina onder het hoofd menu item ‘Varia’ in de Clubapp. Dit wordt ingesteld door de federatie.
  3. De club moet voor dit account nog een verzendmailadres instellen & dit verifiëren aan de hand van een bevestigingsmail. Hiervoor navigeer je naar Audience > All contacts > Settings > Audience name and defaults

Bij campaign defaults zal er een knopje beschikbaar zijn om een verificatie mail te sturen naar het van adres. Het van adres is standaard het mailadres uit het clubprofiel.

 

[1] Een API-key (application programming interface) is een code die wordt gebruikt om computerprogramma’s met elkaar te laten communiceren.

Indien je een nieuwe club bent of vragen hebt, neem contact op met leden@gymfed.be.

 

Mailing - selectie

Op de selectie pagina starten we met een standaard gefilterde lijst van het huidige seizoen (voor leden waarvoor een mailadres ingesteld staat). We kunnen hier verder filteren op trainingsgroep, openstaande saldo’s, etc.

OPGELET: voor de e-mailadressen wordt er standaard gefilterd op ‘E-mail lid’. De vinkjes ‘E-mail ouder 1 en 2’ en ‘E-mail gezinshoofd’ zijn UITBREIDINGEN op de lijst!

Als de selectie gemaakt is, kan er op de knop ‘Selectie mailen’ geklikt worden met als gevolg dat de inhoud dan bepaald moet worden.

Mailing - inhoud

 

Op de inhoudpagina wordt de selectie die je gemaakt hebt automatisch in de ‘Aan’ gezet.

 

Het clublogo wordt toegevoegd in elke mail (indien het clublogo is opgeladen in het clubprofiel) zodat elke mail een gepersonaliseerde toets krijgt.

Mailing - status

Eenmaal de mail verstuurd is, kom je op de Status pagina terecht. Hier krijg je een overzicht van je laatst verstuurde mails, het aantal mails die je reeds verstuurde (laatste 30 dagen) en hoeveel mailadressen er opgeslagen zijn in Mailchimp. De weergave
van de laatste 2 vermelde statistieken zijn van belang aangezien een gratis account hierop gelimiteerd is, zie paragraaf omtrent configuraties.

 

FAQ

  • Onze club heeft het verzendadres reeds eerder geverifieerd & moet dit nu opnieuw doen. Hoe komt dit?
    Als het mailadres in het clubprofiel gewijzigd wordt, wordt dit mailadres automatisch ook gewijzigd in MailChimp. Jammer genoeg wordt dit nieuwe mailadres niet automatisch geverifieerd in MailChimp. Indien het mailadres in het clubprofiel verandert, dan impliceert dit ook meteen dat het verzendmailadres in MailChimp opnieuw geverifieerd moet worden.
  • Waarom worden de mails niet verstuurd vanuit de Clubapp?
    Indien mails vanuit de Clubapp niet verstuurd worden, ligt dit meestal aan een niet geverifieerd e–mailadres bij
    Mailchimp. Indien het e–mailadres uit de Clubapp onlangs veranderd werd, moet dit eerst worden geverifieerd bij MailChimp. Eens het e–mailadres geverifieerd is, zou je weer e-mails moeten kunnen versturen vanuit de Clubapp. Hoe je het e–mail adres moet verifiëren kan je lezen in de paragraaf omtrent configuratie.
    Is het verzendmailadres toch geverifieerd, maar ontvangen jullie leden de mails niet, laat dan zéker iets weten.
  • Wat gebeurt er als een lid op ‘unsubscribe’ klikt?
    Het lid in kwestie zal op de lijst gezet worden van mensen die geen mails wensen te ontvangen van jullie club. De mails die nu uitgezonden worden naar jullie leden zullen niet toekomen bij deze personen. Indien je dit ongedaan wilt maken kan dit in Mailchimp via Audience > All Contacts > Overview > Non-subscribed Contacts.


 

Als er unsubscribed contacts zijn zal je daar de lijst te zien krijgen en kan je deze terug subscriben.

  • Er zitten veel contacten in Mailchimp die niet meer van toepassing zijn, maar wel meegeteld worden in de billing, hoe kan ik de lijst opkuisen?
    In Mailchimp zelf bij Audience > All Contacts kan je de Gymfed Mailer selecteren en de contacten archiveren.


Je kan uiteraard ook specifieke mailadressen archiveren.