Inleiding

Deze pagina ‘Clubinstellingen inschrijven’ vind je onder de rubriek ‘Club’ en is van belang voor clubs die werken met het ‘online inschrijven’ van de leden.
Deze pagina geeft jou de nodige mogelijkheden om de module ‘Online inschrijven’ nog meer af te stemmen op maat van jouw club.
Indien uw club nog niet via ‘Online inschrijven’ werkt, dan is deze pagina niet relevant.

Deze pagina is opgesplitst in:

  • Instellingen bevestigingsmail
  • Algemene gegevens

Hieronder gaan we hier verder op in.

Instellingen bevestigingsmail

Bij élke afgewerkte inschrijving, zal er automatisch een bevestigingsmail verstuurd worden naar het ‘e-mailadres gezinshoofd’ van het lid. Die bevestigingsmail ziet eruit zoals het voorbeeld hieronder. 

Bij deze bevestigingsmail kan de club de aansprekingen & de lidgeldberekening (zie oranje vakken) niet aanpassen. Deze zaken zullen dus systematisch op deze manier op de bevestigingsmail verschijnen. Deze gegevens worden overgenomen uit de lidfiche, de algemene instellingen voor het lidgeld en de trainingsgroepen 

De overige zaken (groene vakken) kan je aanpassen via de overeenkomstige vakken (zie printscreen hieronder). De club heeft verder ook de mogelijkheid om het rekeningnummer wel of niet te vermelden door het vak aan of uit te vinken.

De club heeft ook de mogelijkheid om élke bevestigingsmail ook naar één of meerdere vaste clubmailadressen te sturen. Daarvoor volstaat het om in het veld ‘Bestemmelingen in CC’ het clubmailadres in te vullen. Indien de mail naar meerdere mailadressen gestuurd moet worden, dan moeten deze mailadressen gescheiden worden door een punt-komma (;).

Tenslotte is het ook mogelijk om meerdere documenten aan de bevestigingsmail te hangen (bv. clubreglement; de trainingsplanning; …). Je kan deze bestanden opzoeken via de knop ‘Bestanden kiezen’. Bevestig dit via de knop ‘Bewaar’ onderaan het scherm.

Algemene gegevens

Online betalingen via Mollie

    • De club bepaalt zelf of ze online betalen toestaat, al dan niet verplicht.
    • Gymfed heeft ervoor gekozen om samen te werken met het platform Mollie.
    • Enkel verenigingen onder het statuut VZW zullen een account kunnen aanvragen. Feitelijke verenigingen zullen niet aanvaard worden.
    • Mollie rekent geen vaste kosten of opstartkosten aan, enkel een kost per transactie
    • Via onderstaande link kan de club een eigen account aanvragen:
      https://www.mollie.com/be/signup/1803851

Tarieven Mollie

  • Mollie API sleutel: indien jouw club er voor kiest om de leden de mogelijkheid te geven om bij inschrijving online te betalen, dan dient er een koppeling te gebeuren met het betaalplatform Mollie (zie hieronder). Die koppeling kan je maken door het veld ‘Mollie API-sleutel’ in te vullen. 
  • Online betalen toestaan?: wil je de leden de mogelijkheid geven om online te betalen, dan dient dit vinkje aan te staan. Het volstaat dus niet om de Mollie API sleutel in te vullen om online betalen toe te staan. Daarvoor dient dit vinkje aangezet te worden. Hou er rekening mee dat dit veld het lid de mogelijkheid zal geven om de inschrijving mét of zonder betaling af te ronden.
  • Online betalen verplicht?: indien je de leden wil verplichten om meteen de volledige inschrijving te betalen (en dus wil vermijden dat de inschrijving wordt afgerond zonder betaling), dan dien je dit vinkje aan te zetten. Dit vinkje wordt alleen beschikbaar als je ook het vinkje ‘Online betalen toestaan?’ aan zet. 
    Bij de keuze van ‘Online betalen verplicht’ zal ook
    de functie ‘Online betalen toestaan?’ automatisch aangevinkt zijn!

  • Andere betalingsmogelijkheden toestaan
    Bij het aanvinken van ‘andere betalingsmogelijkheden toestaan’ geef je de leden de mogelijkheid om ook op een andere manier online te betalen zoals oa Uitpas, sport cheque. Ingave op het 3de tabblad ‘Andere betalingsmogelijkheden’


    Betalingsmogelijkheden

    De verschillende betalingsmogelijkheden (Bancontact, kredietkaart, overschrijving, …) worden door de club zelf gekozen via Mollie. Voor clubs die werken met de online betalingsmodule, raden we ten sterkste af om de optie “IBAN – overboeking” aan te vinken. Bij overboeking heeft de inschrijver immers tot 14 dagen de tijd om te wachten met het betalen van deze inschrijving.

    Totdat de betaling via overboeking ontvangen is (via Mollie), komen deze inschrijvingen in de goedkeuringslijst te staan als ‘Read-only’. Van zodra Mollie de betaling ontvangt zal de inschrijving wél goedkeurbaar worden. Ontvangt Mollie geen betaling, dan zal het goedkeurings-record uit de goedkeuringslijst verdwijnen.

  • Online trainers inschrijven toestaan
    Via deze functionaliteit kan je ook trainers laten inschrijven en hun gegevens laten controleren en eventueel aanpassen. Er zal voor hen geen lidgeldbedrag aangerekend worden.
    Bij inschrijving zal de trainer zich kunnen inschrijven via het 2de tabblad in de groep waar hij/zij zal aan lesgeven. Heeft de trainer geen groep (vb. trainer uit de vervangingspool) dan kan de trainer zich inschrijven via ‘Geen trainersgroep’.
  • Online bestuurders/medewerkers inschrijven toestaan
    Via deze functionaliteit kan je ook trainers laten inschrijven en hun gegevens laten controleren en eventueel aanpassen. Er zal voor hen geen lidgeldbedrag aangerekend worden.
    Bij inschrijving zal de bestuurder/medewerker zich kunnen inschrijven via het 3de tabblad en de functie kunnen aanduiden.


  • OPGELET! Aanpassing sinds het seizoen 2024-2025!
    Inschrijven bestaande leden vanaf:     via dit veld kan je bepalen op welke datum de bestaande leden (leden die afgelopen seizoen aangesloten waren bij de club!) kunnen starten met inschrijven.
  • Inschrijven overige leden vanaf: via dit veld kan je bepalen op welke datum de andere leden (nieuwe leden + gekende leden die de afgelopen leden 2 jaar niet waren aangesloten) het inschrijvingsproces kunnen starten. 
 

Een Mollie-account aanmaken

Om de leden de mogelijkheid te geven om online te betalen, moet je club beschikken over een Mollie-account. Zo een Mollie-account kan niet aangemaakt worden door feitelijke verenigingen: de club dient dus een vzw (of een andere vennootschapsvorm) te zijn.

Het Mollie-account kan aangemaakt worden via volgende link. Als je deze link gebruikt voor registratie, geniet je van interessantere tarieven. Het is dus belangrijk dat je niet gewoon een account aanmaakt via de startpagina van Mollie (aangezien je dan de duurdere standaardtarieven zal betalen)!

Je dient rekening te houden met een verwerkingstijd van 2 à 3 weken voor het aanmaken van een Mollie-account omdat jouw club verschillende administratieve formaliteiten zal moeten vervullen voor het aanmaken van het Mollie-account.

Het vervolledigen van de administratie bij Mollie is een absolute vereiste om goedkeuring en toegang tot het betaalplatform te krijgen.