Algemeen

In het blok ‘Algemeen’ vinden we volgende velden terug:

Naam: dit is de officiële naam van de club. Dit veld kan niet aangepast worden door clubgebruikers. Wenst u deze te wijzigen (tussen twee seizoenen), gelieve de federatie te contacteren op info@gymfed.be.
Stamnummer: dit is het registratienummer dat door de federatie aan uw club werd toegekend. Dit nummer blijft gedurende de volledige aansluitingsduur bij Gymfed ongewijzigd. U kan dit als club niet wijzigen.
Aansluitdatum: dit is de datum waarop uw club officieel aangesloten werd bij Gymfed.
Oprichtingsdatum: hier kan je de oprichtingsdatum van de club invullen. De federatie zet, op basis van deze datum, de clubs op jubileum-verjaardagen (25 jaar, 50 jaar, …) in de bloemetjes tijdens de Algemene Vergadering.
Statuut: duid hier het rechtsvorm aan van de club (feitelijke vereniging, vzw, bvba,…).
Regio: de federatie wijst uw club automatisch toe aan een bepaalde regio op basis van de ligging van de club. In uitzonderlijke gevallen kan een club gekoppeld worden aan een andere regio. Stuur hiervoor uw verzoek naar info@gymfed.be.
Rekeningnummer: vul hier het rekeningnummer van de club in. Dit rekeningnummer wordt gebruikt door de federatie voor betalingen vanuit de federatie aan de club (uitbetaling werkingssubsidies, terugbetaling creditnota’s, …). Het rekeningnummer moet voldoen aan het formaat BEXX-XXXX-XXXX-XXXX
Omschrijving: Geef hier een korte beschrijving van de werking van de club: aanbod, missie, beleving,… deze info wordt op de Gymfed-website opgenomen onder de rubriek ‘zoek een club’.
Aanbod: het aanbod van uw club wordt automatisch bepaald op basis van uw trainingsgroepen.
- Heeft uw club alleen trainingsgroepen uit niet-competitie disciplines? Dan wordt de club gecatalogeerd als ‘Recreatieve club’.
- Heeft uw club trainingsgroepen uit competitie-disciplines? Dan wordt de club gecatalogeerd als ‘Competitieve club’.
- Heeft uw club beiden? Dan worden ook beide vinkjes aangezet.
- Deze opdeling is van belang bij de Q4Gym-audit. Recreatieve clubs worden enkel op ‘Clubmanagement’ en ‘Sportieve basiswerking’ beoordeeld. Competitieclubs ook op ‘Competitie’.

Identificatienummers en rechtbank

In het blok ‘Identificatienummers en rechtbank’ vinden we volgende velden terug:

Ondernemingsnummer: als uw club een feitelijke vereniging is, dan hoeft u dit niet in te vullen. Heeft uw club een andere ondernemingsvorm, dan beschikt u wél over een ondernemingsnummer & dient u dit hier in te vullen. Het ondernemingsnummer start met ‘BE’ & wordt gevolgd door 10 aaneengesloten cijfers (bv. BE0417.540.655). Het ondernemingsnummer vind je op de Kruispuntbank
Bevoegde ondernemingsrechtbank: kies hier de ondernemingsrechtbank die bevoegd is voor uw club. Indien u dat niet weet, kan u via de ‘Opzoeken’-knop terugvinden welke keuze u hier moet maken. Zoals dat wettelijk verplicht is, wordt de ondernemingsrechtbank vermeld indien uw club communicaties uitstuurt via de mailmodule in de clubapplicatie.
Het ondernemingsnummer wordt vermeld op de startpagina van de module online inschrijven (rechtsonder)
Voorbeeld uit scherm ‘klant’ bij de online inschrijvingsmodule.

Communicatie

In het blok ‘Communicatie’ vinden we volgende velden terug:

Telefoonnummer: telefoonnummer van de club.
Telefoonnummer Gymfed-website: vermeld hier (optioneel) het telefoonnummer dat op de Gymfed-website mag gepubliceerd worden onder de rubriek ‘Zoek een club’. uw clubpagina op de Gymfed-website.
E-mailadres: dit e-mailadres wordt getoond op de clubpagina op de Gymfed-website. Indien jouw club opteert voor ‘Centrale briefwisseling’, dan wordt dit mailadres ook gebruikt voor alle communicatie vanuit Gymfed naar uw club. Verder wordt dit mailadres ook gebruikt als verzendmailadres indien je de mailmodule in de clubapplicatie gebruikt.
Het e-mailadres (als link achter de clubnaam) en/of het telefoonnummer wordt vermeld op de startpagina van de module online inschrijven (linksonder).
Voorbeeld uit scherm ‘klant’: 2023 – Contacteer ‘NAAM CLUB’ ’telefoonnummer’ bij de online inschrijvingsmodule:
Website: deze webpagina wordt getoond op uw clubpagina op de Gymfed-website.
Twitter: de eventuele link naar de Twitter-pagina van jouw club.
Facebook: de eventuele link naar de Facebook-pagina van jouw club.
Instagram: de eventuele link naar de Instagram-pagina van jouw club.
Centrale briefwisseling: via dit vinkje bepaal je hoe de communicatie vanuit de federatie met uw club moet verlopen:
- Centrale briefwisseling ‘Aan‘: Gymfed zal alle communicatie versturen zoals in het clubprofiel (bij ‘Communicatie’) ingegeven én naar de betrokken personen.
- Centrale briefwisseling ‘Uit’: Gymfed zal gerichter communiceren naar de betrokken persoon (bv. facturen worden naar de penningmeester gestuurd; bv. wedstrijdvolgordes worden naar de hoofdtrainer van die discipline gestuurd, …

Contactpersonen

In het blok ‘Contactpersonen’ vinden we volgende velden terug:

Clubcoach Q4Gym: elke club krijgt een Q4Gym-clubcoach toegewezen die een begeleidende en coachende rol heeft en de club ondersteunt bij de clubaudit. Dit kan door de club niet aangepast worden.
Regiocoördinator: de regiocoördinator is de vertegenwoordiger van Gymfed op lokaal niveau en dus een aanspreekpunt voor clubbesturen. De regiowerking zorgt voor een onmisbare schakel tussen de club en de federatie. Dit kan door de club niet aangepast worden.
Aanspreekpunt integriteit: het aanspreekpunt integriteit is een laagdrempelig aanspreekpunt en een vertrouwenspersoon voor sporters, hun ouders, trainers of andere betrokkenen in de club met een vraag, vermoeden of klacht over grensoverschrijdend gedrag.
Er kunnen door de club meerdere API’s toegevoegd worden.

Logo

In het blok ‘Logo’ kan u het clublogo opladen.

Dit clublogo wordt op verschillende plaatsen gebruikt:

Module ‘Online inschrijven’: om uw clubpagina voor ‘Online inschrijven’ te personaliseren, wordt doorheen die volledige applicatie het clublogo gebruikt.
Voorbeeld uit scherm ‘klant’ bij de online inschrijvingsmodule:
Mutualiteitsattesten: op de mutualiteitsattesten die via de clubapplicatie gegenereerd worden, wordt automatisch ook het clublogo gezet. Geen logo = niet verstuurd!
Mailmodule: als u mails stuurt via de clubapplicatie, dan zal ook hier het clublogo toegevoegd worden aan de mail zodat uw leden mails krijgen met daarop het vertrouwde clublogo.
Dit logo wordt eveneens getoond op uw clubpagina op de Gymfed-website.
Upload bij voorkeur een png-file van voldoende kwaliteit.
Volgende formaten worden aanvaard: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.webp of *.gif. Voor een transparante achtergrond wordt het png-formaat aanbevolen.
De bestandsgrootte is gelimiteerd op 1MB.
Indien u een ander logo wenst op te laden, dan kan u gewoon een nieuw logo opladen via ‘Kies bestand’. Wenst u het logo gewoon te verwijderen (en geen nieuw bestand op te laden), dan kan u het bestaande logo gewoon verwijderen via de ‘prullenmand’.

Handtekening

De handtekening van de secretaris is noodzakelijk voor de vermelding er van
op de mutualiteitsattesten van de leden.
Upload bij voorkeur een png-file op witte achtergrond van voldoende kwaliteit.
- De bestandsgrootte is gelimiteerd op 1MB.

Q4Gym

In het blok ‘Q4Gym’ geven we de status van het kwaliteitslabel van jouw club weer:

Niet van toepassing voor Freerunning-communities en dansclubs.
Q4Gym-label: dit vinkje geeft weer of uw club (nog) een geldig Q4Gym-label heeft.
Kwaliteitslabel geldig tot: in dit veld vind je de datum tot wanneer het Q4Gym-label geldig is of sinds wanneer het vervallen is.
Datum laatste audit: hier vind je op welke datum de laatste audit van uw club is doorgegaan.
Datum volgende audit: hier vind je de datum waarop de eerstvolgende audit gepland staat. Indien die audit niet gepland staat in de eerstkomende weken, vult het systeem hier automatisch ‘de datum van de laatste audit + 4 jaar’ in.
Huidige status: OK = geldig label, ‘Eerste audit moet nog gebeuren’ = de club heeft nog nooit een audit gehad, ‘Auditproces bezig’ = de club bereidt de audit voor.