Algemeen

In het blok ‘Algemeen’ vinden we volgende velden terug:

  • Naam: Dit is de officiële clubnaam en kan door de club niet aangepast worden. Binnen een seizoen is het niet mogelijk om van clubnaam te veranderen Neem contact op met info@gymfed.be als je een naamswijziging wil aanvragen.
  • Stamnummer: het stamnummer wordt door Gymfed toegekend bij aansluiting en kan niet worden gewijzigd.
  • Aansluitdatum: dit is de datum waarop uw club officieel aangesloten werd bij Gymfed.
  • Oprichtingsdatum: hier kan u de oprichtingsdatum van uw club invullen. De federatie zet, op basis van deze datum, de clubs op jubileum-verjaardagen (25 jaar, 50 jaar, …) in de bloemetjes tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering.
  • Statuut: duid hier het rechtsvorm aan van de club (feitelijke vereniging, vzw, bvba,…).
  • Regio: de federatie wijst uw club automatisch toe aan een bepaalde regio op basis van de ligging van de club. In uitzonderlijke gevallen kan een club gekoppeld worden aan een andere regio. Stuur hiervoor uw verzoek naar info@gymfed.be.
  • Rekeningnummer: vul hier het rekeningnummer van de club in. Dit rekeningnummer wordt gebruikt door de federatie voor betalingen vanuit de federatie aan de club (uitbetaling werkingssubsidies, terugbetaling creditnota’s, …). Het rekeningnummer moet voldoen aan het formaat BEXX XXXX XXXX XXXX & wordt gecontroleerd zodat er geen ongeldig IBAN-nummer kan ingevuld worden.
  • Omschrijving: Geef hier een korte beschrijving van de werking van de club: aanbod, missie, beleving,… deze info wordt op de Gymfed-website opgenomen onder de rubriek ‘zoek een club’. Deze omschrijving wordt overgenomen op de uw clubpagina op de Gymfed-website.
  • Aanbod: het aanbod van de club wordt automatisch bepaald op basis van uw trainingsgroepen.
    • Heeft uw club trainingsgroepen uit niet-competitie disciplines? Dan wordt uw club gecatalogeerd als ‘Recreatieve club’.
    • Heeft uw club trainingsgroepen uit competitie-disciplines? Dan wordt uw club gecatalogeerd als ‘Competitieve club’.
    • Heeft uw club beiden? Dan worden ook beide vinkjes aangezet.
  • DIT WERKT NOG NIET!

Identificatienummers en rechtbank

In het blok ‘Identificatienummers en rechtbank’ vinden we volgende velden terug:

  • Ondernemingsnummer: als uw club een feitelijke vereniging is, dan hoeft u dit niet in te vullen. Heeft uw club een andere ondernemingsvorm, dan beschikt u wél over een ondernemingsnummer & dient u dit hier in te vullen. Het ondernemingsnummer start met ‘BE’ & wordt gevolgd door 10 aaneengesloten cijfers (bv. BE0417540655).
  • Bevoegde ondernemingsrechtbank: kies hier de ondernemingsrechtbank die bevoegd is voor uw club. Indien u dat niet weet, kan u via de ‘Opzoeken’-knop terugvinden welke keuze u hier moet maken. Zoals dat wettelijk verplicht is, wordt de ondernemingsrechtbank vermeld indien uw club communicaties uitstuurt via de mailmodule in de clubapplicatie. 

Communicatie

In het blok ‘Communicatie’ vinden we volgende velden terug:

  • Telefoonnummer: hier kan uw club het telefoonnummer invullen dat Gymfed moet gebruiken om uw club te contacteren. 
  • Telefoonnummer Gymfed-website: hier kan u het telefoonnummer vermelden dat weergegeven mag worden op uw clubpagina op de Gymfed-website. Dit nummer mag uiteraard een ander nummer zijn dan het nummer dat u in het veld ‘Telefoonnummer’ heeft ingevuld. Indien u niet wilt dat er een telefoonnummer getoond wordt op de Gymfed-website, dan laat u dit veld gewoon leeg.
  • E-mailadres: dit e-mailadres wordt sowieso getoond op uw clubpagina op de Gymfed-website. Indien uw club opteert voor ‘Centrale briefwisseling’, dan wordt dit mailadres ook gebruikt voor alle communicatie vanuit Gymfed naar uw club. Verder wordt dit mailadres ook gebruikt als verzendmailadres indien u de mailmodule in de clubapplicatie gebruikt. OPGELET: als u het e-mailadres wijzigt, dan zal u hiervan een bevestigingsmail ontvangen. U dient via deze mail de bevestiging eerst goed te keuren vooraleer deze wijziging effectief wordt doorgevoerd. In deze mail vindt u tevens de handleiding voor het aanpassen van het verzendmailadres in MailChimp. Indien u het verzendmailadres niet wijzigt in MailChimp, zal u niet langer in staat zijn om mails te versturen via de mailmodule in de clubapplicatie! DIT WERKT NOG NIET (zie ticketsysteem)
  • Bevestigingsmail: geen idee wat ESC hiermee bedoelt… Nagevraagd via ticket 147. Veld wellicht nog te verwijderen. Ook printscreen nog aan te passen
  • Website: deze webpagina wordt getoond op uw clubpagina op de Gymfed-website. Tevens wordt deze website geafficheerd in de module ‘Online inschrijven’.
  • Twitter: de eventuele link naar de Twitter-pagina van uw club.
  • Facebook: de eventuele link naar de Facebook-pagina van uw club.
  • Instagram: de eventuele link naar de Instagram-pagina van uw club.
  • Centrale briefwisseling: via dit vinkje bepaalt u hoe de communicatie vanuit de federatie met uw club moet verlopen:
    • Centrale briefwisseling ‘Aan’: Gymfed zal alle post- & e-mailcommunicatie naar resp. het correspondentieadres & het algemene e-mailadres sturen. 
    • Centrale briefwisseling ‘Uit’: Gymfed zal gerichter communiceren naar de betrokken persoon (bv. facturen worden naar de penningmeester gestuurd; bv. wedstrijdvolgordes worden naar de hoofdtrainer van die discipline gestuurd; …)

Contactpersonen

In het blok ‘Contactpersonen’ vinden we volgende velden terug:

  • Clubcoach: elke club krijgt een clubcoach toegewezen die begeleidende en coachende rol heeft en jullie ondersteunt bij de clubaudit. 
  • Regiocoördinator: de regiocoördinator is de vertegenwoordiger van Gymfed op lokaal niveau en dus een aanspreekpunt voor clubbesturen. De regiowerking zorgt voor een onmisbare schakel tussen de club en de federatie. 
  • Aanspreekpunt integriteit: het aanspreekpunt integriteit is een laagdrempelig aanspreekpunt en een vertrouwenspersoon voor sporters, hun ouders, trainers of andere betrokkenen in de club met een vraag, vermoeden of klacht over grensoverschrijdend gedrag 
 
Velden clubcoach & regiocoordinator worden momenteel nog niet gevuld (zie ticketsysteem). Printscreen nog aan te passen met ingevulde clubcoach & regiocoördinator
 

Logo

In het blok ‘Logo’ kan u het clublogo opladen. 

Dit clublogo wordt op verschillende plaatsen gebruikt:

  • Module ‘Online inschrijven’: om uw clubpagina voor ‘Online inschrijven’ te personaliseren, wordt doorheen die volledige applicatie het clublogo gebruikt. 
  • Mutualiteitsattesten: op de mutualiteitsattesten die via de clubapplicatie gegenereerd worden, wordt automatisch ook het clublogo gezet
  • Mailmodule: als u mails stuurt via de clubapplicatie, dan zal ook hier het clublogo toegevoegd worden aan de mail zodat uw leden mails krijgen met daarop het vertrouwde clublogo.
  • Dit logo wordt eveneens getoond op uw clubpagina op de Gymfed-website.
  • …

indien u een clublogo wil opladen, dan moet dit clublogo in een van de volgende formaten opgeladen worden: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.webp of *.gif. Andere bestandsformaten worden niet aanvaard. Voor een transparante achtergrond van het logo raadt Gymfed aan om te kiezen voor het png-formaat.

Er geldt niet langer een limiet qua bestandsgrootte zodat u het gewenste logo in de gewenste kwaliteit kan opladen.

Indien u een ander logo wenst op te laden, dan kan u gewoon een nieuw logo opladen via ‘Kies bestand’. Wenst u het logo gewoon te verwijderen (en geen nieuw bestand op te laden), dan kan u het bestaande logo gewoon verwijderen via het vuilbakje.

 

Q4Gym

In het blok ‘Q4Gym’ vinden we volgende velden terug:

  • Q4Gym-label: dit vinkje geeft weer of uw club (nog) een geldig Q4Gym-label heeft.
  • Kwaliteitslabel geldig tot: in dit veld vindt u de datum tot wanneer het Q4Gym-label geldig is of sinds wanneer het vervallen is.
  • Datum laatste audit: hier vindt u op welke datum de laatste audit van uw club is doorgegaan. 
  • Datum volgende audit: hier vindt u de datum waarop de eerstvolgende audit gepland staat. Indien die audit niet gepland staat in de eerstkomende weken, vult het systeem hier automatisch ‘de datum van de laatste audit + 4 jaar’ in.