Wat zijn trainingsgroepen?

In de trainingsgroepen worden de leden (gymnasten, trainers) onderverdeeld in de de verschillende groepen die in jouw club van toepassing zijn (vb. kleuters, basisgym, competitiegroep ACRO, seniorengym, …).
Elke groep wordt dus samengesteld uit een aantal sporters & één of meerdere (hulp)trainers.  

 

In het tabblad ‘Trainingsgroepen’ vind je de lijst van geactiveerde trainingsgroepen voor het gekozen seizoen (filter op ‘Seizoenen). Standaard worden alleen de ‘actieve’ groepen getoond. Gebruik de filter ‘Inactieve trainingsgroepen tonen’ als je ook de niet-actieve groepen wil zien. Je kan ook een groep kiezen via het zoekveld ‘Naam’ of ‘Code.



Voor elke groep wordt vermeld:


– Naam van de groep

– Code (de club is vrij om deze wel of niet te gebruiken)

– Discipline

– Geslacht (toegankelijk voor m/v of beide)

– Bedrag (lidgeld voor deze groep)

– Actief 

– Geboortejaar (indien de club een groep wenst voor te behouden voor een bepaalde leeftijd).

– Res = gereserveerde plaatsen (goedgekeurde en niet-goedgekeurde inschrijvingen)

– In = goedgekeurde inschrijvingen

– Vrij = vrije plaatsen (totaal ‘Max’ min de goedgekeurde en niet-goedgekeurde inschrijvingen)

– Max = Maximumaantal plaatsen in de groep

– Online = deze groep is zichtbaar bij het online inschrijven

 

Trainingsgroepen aanmaken

Klik op de knop ‘+ Trainingsgroep aanmaken’. U komt in onderstaand scherm terecht. 

Vervolgens vult u onderstaande velden in:

  • Naam: hier vult u de naam van de trainingsgroep in. De naam is een verplicht veld & moet u dus sowieso opgeven. Maak die naam zo duidelijk mogelijk aangezien deze in verschillende applicaties gebruikt wordt (de leden zien die groepsnamen dus zoals u ze opgeeft):
  • Code: via dit veld kan je een code toekennen voor groepen die vb. in dezelfde zaal trainen; groepen die binnen eenzelfde discipline trainen; groepen die op een bepaalde dag trainen; … Die codering kan later heel nuttig blijken in de mailmodule of bij rapportage. In beide tools kan u immers filteren op deze code (bv. je wil een lijst van alle groepen die trainen op vrijdag; dan kan je in deze filter aangeven dat de ‘Code’ de term ‘VR’ moet bevatten).

    Voorbeeld:

  • Bedrag: hier geeft je het bedrag in dat iemand moet betalen om zich in te schrijven voor deze trainingsgroep. Dit bedrag is echter niet noodzakelijk het finale bedrag dat iemand moet betalen aangezien dit nog afhangt van eventuele kortingen, het algemene lidgeld, de licentie en verhoogde waarborg (indien van toepassing).
    Voor meer info over de lidgeldberekening klikt u hier.
  • Discipline: via dit veld kan je bepalen onder welke discipline de trainingsgroep valt. Elke trainingsgroep valt onder exact 1 discipline. Het is dus niet mogelijk om meerdere disciplines aan 1 trainingsgroep te koppelen.
  • Geboortejaar van YYYY tot YYYY’: je kan er voor zorgen dat bepaalde trainingsgroepen niet toegankelijk zijn voor bepaalde leeftijden. Zo kan je een kleutergroep niet toegankelijk maken voor iemand die ouder is dan 6 jaar. Je kan hier de gewenste geboortejaren invullen om deze beperking in te stellen (de opgegeven geboortejaren krijgen ook nog toegang tot deze trainingsgroep; bv. als u ‘2010 – 2015’ instelt, dan kunnen de geboortejaren 2010, 2011, 2012, 2014 én 2015 inschrijven voor deze groep). Als je deze velden niet invult, dan stel je deze groep open voor gelijk welke leeftijd. Houd er verder rekening mee dat deze leeftijdsbeperking enkel geldt voor leden die zich inschrijven via de module ‘Online inschrijven’. Als iemand rechtstreeks via de Clubapp wordt ingeschreven, wordt er géén rekening gehouden met deze leeftijdsbeperking (aangezien Gymfed er van uit gaat dat er doelbewust wordt ingeschreven om de leeftijdsbeperkingen te omzeilen).
  • Geslacht: ook dit veld heeft, net als het veld ‘Geboortejaar van YYYY tot YYYY’ een filterwerking. Hier kan u immers bepalen welke geslachten mogen inschrijven voor deze trainingsgroep:
    • Jongens
    • Meisjes
    • Beide

Deze filter werkt ook enkel indien het lid zich inschrijft via de module ‘Online inschrijven’. Je kan via de clubapplicatie dus perfect een jongen inschrijven voor een trainingsgroep ‘Toestelturnen meisjes’ (terwijl dat via de module ‘Online inschrijven’ dus onmogelijk is).

  • Max. aantal leden: via dit veld kan je bepalen hoeveel sporters er maximaal in deze groep kunnen ingeschreven worden. Bij dit aantal wordt er dus géén rekening gehouden met trainers of hulptrainers. Is het maximale aantal sporters bereikt, doen volgende scenario’s zich voor:
    • Inschrijven via online inschrijven: dit zal niet meer mogelijk zijn voor deze groep. 
    • Inschrijven via de clubmodule (ledenoverdracht of via ‘Nieuwe inschrijving’): als clubbeheerder is het wél mogelijk om nog extra inschrijvingen te doen en zo het maximaal aantal sporters in die groep te overschrijden.
  • Start- & einddatum: deze data hoef je enkel in te vullen als uw club aan volgende voorwaarden voldoet:
    • Je club geeft groepskortingen (kortingen als men inschrijft voor X aantal groepen).
    • Je club werkt op semestriële of trimestriële basis. In dit geval maakt de club dus aparte groepen aan voor de verschillende periodes.

Voldoet je club niet aan deze voorwaarden, dan vul je deze data best niet in aangezien de start- & einddatum énkel gebruikt worden voor het berekenen van die kortingen. Indien je deze foutief invult (en dus niet zoals in het voorbeeld hieronder, dan loopt je het risico dat de lidgeldberekening fout zal gebeuren…)

Indien je wél aan bovenstaande voorwaarden voldoet, zorg er dan voor dat de verschillende periodes telkens dezelfde start- & einddatum hebben en trek dit systeem vervolgens door voor alle trainingsgroepen in dat seizoen.

    • Hier even het volgende voorbeeld:
      • Seniorengym – trimester 1 (01/09 – 31/12)
      • Seniorengym – trimester 2 (01/01 – 31/03)
      • Seniorengym – trimester 3 (01/04 – 30/06)
      • Volwassengym – geen periodieke werking (01/09 – 30/06)
      • Peuters – trimester 1  (01/09 – 31/12)
      • Peuters – trimester 2+3 (01/01 – 30/06)
  • Optie ‘Opnemen bij online inschrijven’: je kan er voor kiezen om bepaalde trainingsgroepen niet te tonen bij ‘Online inschrijven’. Dit kan je bijvoorbeeld doen voor ‘Wedstrijdgroepen’ waarbij het bestuur heeft beslist wie er toegang krijgt tot deze groep (zodat niet iedereen deze groep zomaar te zien krijgt & hiervoor kan inschrijven).
    De inschrijvingen voor deze groepen moeten dan uiteraard gebeuren via de ledenoverdracht of de ‘Nieuwe inschrijving’.
    TIP: wens je ook de competitiegymnasten online laten inschrijven, vermeld in de titel ‘NA SELECTIE’.

Trainingen

Via deze pagina vind je een overzicht van de aangemaakte trainingen van de verschillende groepen. Op deze manier kan je gemakkelijk terugvinden op welke dag er vb. welke groepen op welk uur aan het trainen zijn. Vooraleer trainingen worden toegevoegd is het aangewezen om eerst ‘Trainingsgroepen’ en ‘Trainingsplaatsen’ toe te voegen. Deze info wordt ook gebruikt op de clubpagina van de website en in de Trainers App.

OPGELET! Indien je bij het aanmaken van de trainingen de trainingsplaats niet terugvindt, kan je via het volgende tabblad ‘Trainingsplaatsen’ aanvragen.

 

Trainingsplaatsen

De trainingsplaatsen geven de locaties weer waar de verschillende groepen trainen. Op vraag van Sport Vlaanderen streven we naar een uniforme en officiële benaming van de trainingslocaties. Om die reden dient een nieuwe locatie goedgekeurd te worden. 

De aangevraagde trainingsplaatsen kan je terugvinden in het volgende tabblad.

Na goedkeuring door Gymfed zal de aangevraagde trainingsplaats terechtkomen in het tabblad ‘Trainingsplaatsen’.

Momenteel zijn alle trainingsplaatsen zichtbaar in de tab ‘Aangevraagde trainingsplaatsen’. Deze zullen daar ook blijven voor het huidige seizoen (2022-2023). Vanaf het nieuwe seizoen zullen de trainingen moeten gekoppeld worden aan een bestaande trainingsplaats en indien niet beschikbaar zal deze goedgekeurd worden door de federatie.