Inleiding
Een van de belangrijkste pagina’s in de clubapplicatie is uiteraard de ledenlijst. Die ledenlijst is een totaaloverzicht van alle sporters, bestuursleden, trainers, juryleden & medewerkers binnen jouw club.
Zoeken in de ledenlijst
Boven de ledenlijst zijn er een heel aantal filters terug te vinden waarvan de meeste filters voor zich spreken. We bekijken ze één voor één:
- Lidfederatienummer: het lidfederatienummer is het unieke volgnummer dat elk lid krijgt toegewezen en in principe niet wijzigt gedurende de hele aansluitingsperiode van het lid.
- Naam: in dit veld hoeft je niet noodzakelijk de volledige naam in te geven. Het volstaat om een deel van de naam in te geven (bv. ‘Steen’ zal resulteren in zowel ‘Steenhouwer’, ‘Steenbrugge’, ‘Vandersteen’, …) om de overeenkomstige personen te vinden.
- E-mail lid: indien je in dit veld een bepaald mailadres invoert, dan krijg je alle leden waarbij dit mailadres is ingevoerd in de velden ‘E-mail lid’, ‘E-mail ouder 1’, ‘E-mail ouder 2’ en/of ‘E-mail gezinshoofd’. E-mail lid geeft toegang tot ‘Mijn Gymfed’ en de ‘Trainers App’.
- E-mail gezinshoofd: hier zoekt u specifiek naar leden waarbij er een bepaald mailadres in het veld ‘E-mail gezinshoofd’ staat. Hiervan werd een aparte zoekfilter gemaakt zodat je snel kan achterhalen welke gezinsleden aan hetzelfde account voor ‘Online inschrijven’ gekoppeld zijn. E-mail gezinshoofd geeft toegang ‘Mijn Gymfed’ en tot het ‘online inschrijven’.
- Via het blauwe bolletje krijg je meer info waar het e-mailadres gebruikt wordt.
- Seizoenen: hier kan je kiezen van welk seizoen je de ledenlijst wilt zien. Hier kan je ook kiezen voor ‘Alle seizoenen’. Standaard staat deze filter op het huidige seizoen.
- Statuten: zoals hierboven vermeld wordt, bevat de ledenlijst een overzicht van alle sporters, bestuursleden, trainers, juryleden & medewerkers. Je kan dan ook op een van deze categorieën zoeken.
- Groepen: hier kan je snel een overzicht krijgen van alle leden die in een bepaalde trainingsgroep zitten.
TIP: Zo kan je bv. filteren op een wedstrijdgroep & voor deze groep de wedstrijdlicenties aanzetten. - Niet-goedgekeurde leden tonen: dit is een functionaliteit voor de clubs die met ‘Online inschrijven’ werken. Door deze filter op ‘Ja’ te zetten, worden zowel de goedgekeurde als de niet-goedgekeurde inschrijvingen in een overzicht weergegeven. Standaard staat deze filter op ‘Nee’.
- Enkel lid federatie: via deze filter kan je bepalen of je alle leden ziet of enkel de leden die doorgegeven zijn aan de federatie (en bijgevolg in orde zijn qua verzekering en hun lidmaatschap). Standaard staat deze filter op ‘Nee’: je krijgt dus alle leden te zien (ongeacht of ze zijn doorgegeven aan Gymfed of niet).
De ledenlijst
In de ledenlijst zelf kan je, eventueel na selectie of opzoeken van de correcte leden, onmiddellijk enkele zaken aanpassen:
De vakjes L.F. (Lid federatie), Lic. (Licentie) en V.W. (Verhoogde Waarborg) kan je eenvoudig aanvinken of het lid in kwestie doorgegeven moet worden als ‘Lid Federatie’, een wedstrijdlicentie of een extra verzekering ‘Verhoogde Waarborg’ wenst.
Via de pijlen naast de hoofdingen kan je de lijst ook sorteren.
Leden verwijderen
Leden verwijderen is mogelijk zolang het lid niet gefactureerd werd.
Eens het lid gefactureerd wordt, worden de vinkjes grijs en kunnen deze niet meer gewijzigd worden.
Aanpassingen na facturatie kunnen enkel gebeuren door Gymfed zelf. Indien nodig neem hiervoor contact op met het secretariaat.
Om een lid te verwijderen doorloop je volgende stappen:
- Controleer of het lid ingeschreven is in trainingsgroepen (als sporter of als trainer).
Verwijder het lid uit de trainingsgroepen. - Vink het veld “Lid Federatie”, “Licentie” en “Verhoogde Waarborg” uit voor het lid dat je wil verwijderen
- Klik op het vuilnisbak icoon uiterst rechts naast het lid.
- Het lid wordt verwijderd als er onderliggend geen koppelingen (vb. opgenomen in trainingsgroep, lopend ongeval,…) meer zijn.
Een ledenlijst downloaden?
Een ledenlijst kan je downloaden via de rubriek ‘Communicatie & rapportage’ (zie navigatie). Klik op ‘Rapporten’.
Een lid aan een groep toevoegen
Je kan een trainingsgroep aan een lid toevoegen via ‘Groepen en trainingen’. Door te klikken op de groep kan je de trainingsuren en locatie zien.
Een extra korting toekennen
Als je een extra korting wil toekennen voor speciale gelegenheden zoals bijvoorbeeld bij een
blessure adviseren we om een ‘extra type korting’ aan te maken zoals hieronder.
Club >Lidgelden > Extra type bedragen
Daarna kan je op het lidprofiel bij Lidgeldberekening een extra type bedrag toevoegen:
Hier kan je dan de gewenste korting ingeven:
