Inleiding
Bij het inschrijven van een nieuw lid wordt de clubverantwoordelijke door een aantal stappen geleid.. Eens deze 3 stappen voltooid zijn, wordt het lid toegevoegd aan de ledendatabase.
Deze methode wordt hoofdzakelijk gebruikt voor het registreren van nieuwe leden door clubs die niet met ‘Online inschrijven’ werken en voor de lid maken van trainers, bestuursleden en medewerkers.
Om de work load te verminderen adviseren we om bestaande leden over te dragen via de Ledenoverdracht of te werken met de module ‘online inschrijven’ waar de leden zichzelf kunnen inschrijven.
Stap 1: Zoek een lid
Zorg dat het correcte seizoen geselecteerd wordt. U kunt als club leden inschrijven voor het huidige en het volgende seizoen (als de cluboverdracht gebeurd is).
Geef de familienaam en de geboortedatum op van het lid dat u wil inschrijven. Controleer deze gegevens zorgvuldig, hiermee zoeken we op of dit lid al bekend is bij de federatie (bij alle clubs).
Indien een overeenkomst gevonden wordt, wordt deze in de lijst getoond:
Als u zeker bent dat het lid in de lijst diegene is die u wil inschrijven kunt u via de knop ‘Lid inschrijven’ rechts deze selecteren voor inschrijving. De gegevens die bij ons gekend zijn, worden al weergegeven.
Dit zorgt ervoor dat bv. het lidfederatienummer voor deze sporter behouden blijft en vermijdt dubbele profielen.
Is het lid in de lijst NIET diegene die u zoekt of er wordt niemand gevonden met die naam en geboortedatum, dan kunt u via de knop ‘+ Nieuw Lid Inschrijven‘ een nieuw lid aanmaken.
Stap 2: Vul de gegevens in
In het voorbeeld hebben we het teruggevonden lid teruggevonden in de databank. De ingevulde gegevens kunnen aangepast worden naar wens. Bij het aanmaken van een volledig nieuw lid krijgt u exact hetzelfde scherm maar zijn enkel naam en geboortedatum reeds ingevuld.
Controleer en vervolledig de gegevens in dit scherm. Verifieer zeker het e-mailadres gezinshoofd, dit is het adres dat gebruikt wordt om het lid in te schrijven via de online module.
Klik op ‘Volgende’ als alle gegevens correct ingevuld zijn.
Stap 3: Vul de inschrijvingsdetails in
In deze stap worden de gegevens van de sporter m.b.t. tot lidgeld en trainingsgroepen aangevuld.
Start- en einddatum: geven de dag van inschrijving aan en de einddatum van het gekozen seizoen.
Lidgeld: wordt overgenomen uit de clubinstellingen en kan hier niet gewijzigd worden.
Vervaldatum betaling: mogelijkheid voor de club om een datum in te geven, hier kan nadien op gerapporteerd worden.
Verhoogde waarborg, Licentie en Lid federatie kunnen aangevinkt worden in de volgende velden. De bedragen daarvan worden uit de ‘clubinstellingen lidgeld’ opgehaald en kunnen niet gewijzigd worden.
Extra type bedragen: Hier kunnen extra bedragen of kortingen toegekend worden. Te gebruiken vb. voor het toekennen van individuele kortingen voor de UitPas.
Via Groepen kan dan het nieuwe lid toegevoegd worden aan trainings- of clubgroepen zoals bestuur of medewerkers.
Selecteer de gewenste groep in de lijst en klik op ‘Groep toevoegen’
Daarna kunt u nog verder kiezen of dit als gymnast, trainer of hulptrainer moet. Bij de bestuurders zal je de functie (voorzitter, secretaris,…) kunnen selecteren.
U kunt uiteraard meerdere groepen selecteren.
Na het selecteren van de correcte groepen wordt op basis van de groepsbedragen, kortingen, lidgeldbedragen en extra bedragen het totaal saldo van het lidgeld berekend.
Na een laatste controle kunt u via de knop ‘Voltooien’ onderaan de inschrijving definitief bevestigen.
Als dit gelukt is komt u onmiddellijk op de lidfiche voor het nieuwe lid. Daar kunt u indien nodig nog foute gegevens corrigeren.
